Projektzeiterfassung bedeutet, die Arbeitszeit von Mitarbeitern einzelnen Projekten oder Aufgaben zuzuordnen. Richtig umgesetzt bildet sie die Grundlage für termingerechte Projekte, präzise Abrechnungen und effizientes Projektcontrolling. Projektzeiterfassung richtig umsetzen – dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, worauf es dabei ankommt.
Projektzeiterfassung bezeichnet die systematische Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten, die für ein bestimmtes Projekt oder eine Aufgabe aufgewendet werden. Im Gegensatz zur allgemeinen Arbeitszeiterfassung (die die Gesamtarbeitszeit eines Mitarbeiters erfasst) ordnet die Projektzeiterfassung jede Stunde einem konkreten Projekt, Kunden oder Arbeitspaket zu. Ziel ist es, exakt nachzuvollziehen, welcher Aufwand in welches Projekt fließt.
Warum benötigt man so etwas? Zum einen schafft projektbezogene Zeiterfassung Transparenz: Alle Beteiligten sehen, wie viel Zeit in einzelne Aufgaben investiert wurde. Zum anderen bildet sie die Datengrundlage für weitere Prozesse – von der Projektabrechnung über die Bewertung der Wirtschaftlichkeit bis zur Planung zukünftiger Projekte. Kurz gesagt: Ohne korrekte Projektzeiterfassung fehlt ein entscheidendes Puzzlestück im Projektmanagement. Denn nur mit vollständigen und genauen Zeitdaten können Projekte zuverlässig gesteuert werden.
Unternehmen nutzen unterschiedliche Methoden für die Projektzeiterfassung. Einige führen einfache Stundenzettel oder Excel-Tabellen, in die Mitarbeiter ihre Projektstunden eintragen. Andere setzen auf digitale Projektzeiterfassungs-Tools, die eine minutengenaue Erfassung per App oder am PC ermöglichen und Daten zentral sammeln. Moderne Software vereinfacht diesen Prozess erheblich und reduziert Fehler (mehr dazu in Abschnitt 7).
Eine lückenlose Erfassung der Projektzeiten ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern bringt handfeste Vorteile – sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter. Zeit ist Geld – diese bekannte Redewendung trifft im Projektgeschäft besonders zu. Jede nicht erfasste Stunde kann bedeuten, dass ein Aufwand nicht fakturiert wird oder dass Learnings für zukünftige Planungen verloren gehen.
1. Exakte Projektabrechnung & Kostenkontrolle: Nur wenn alle aufgewendeten Stunden dem richtigen Projekt zugeordnet sind, lässt sich prüfen, ob das Budget ausreichend war oder überschritten wurde. Falsch oder gar nicht erfasste Zeiten können zu Fehlentscheidungen führen, weil Projekte rentabler oder unrentabler erscheinen als sie tatsächlich sind. Umgekehrt ermöglichen genaue Ist-Zeiten einen Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit – und damit frühzeitiges Gegensteuern bei Budgetüberschreitungen.
2. Aufdeckung von „Zeitfressern“ und Optimierung: Durch die Analyse der erfassten Zeiten erkennt man, welche Tätigkeiten unverhältnismäßig viel Zeit beanspruchen. Vielleicht stellt sich heraus, dass Meetings oder Abstimmungen wesentlich mehr Aufwand kosten als gedacht, oder dass bestimmte Aufgaben immer wieder zu Verzögerungen führen. Solche „Zeitfresser“ würden ohne Datenbasis verborgen bleiben. Mit einer konsequenten Zeiterfassung können Sie Prozesse gezielt verbessern (z.B. Meeting-Strukturen ändern oder zusätzliche Schulungen anbieten).
3. Bessere Planung künftiger Projekte: Historische Zeitdaten sind Gold wert für die Zukunft. Anhand vergangener Projekte können Projektmanager realistischere Schätzungen abgeben. Ähnliche Kundenaufträge lassen sich mit Erfahrungswerten sicher kalkulieren. So erhöht sich die Planungssicherheit – Projekte werden tendenziell pünktlicher fertig, weil die Zeitansätze auf realen Ist-Daten beruhen. Studien zeigen, dass viele Projekte ohne solide Datengrundlage ihren Zeitplan überziehen, während nur wenige im Rahmen bleiben. Eine gute Projektzeiterfassung schafft hier Abhilfe.
4. Gerechte Arbeitsverteilung & Transparenz: Für die Mitarbeiter bedeutet ein transparentes Zeiterfassungssystem, dass ihre Leistung sichtbar wird. Überlastungen können früh erkannt werden, wenn z.B. einzelne Teammitglieder deutlich mehr Stunden auf Projekte buchen als andere. So kann die Aufgabenverteilung angepasst und Überstunden vermieden werden. Auch fördert Transparenz die Fairness: Mitarbeiter sehen, dass Arbeitszeiten korrekt erfasst und Überstunden entsprechend ausgeglichen oder vergütet werden.
5. Grundlage für Projektcontrolling und ROI: Im Projektcontrolling sind Kennzahlen wie Auslastung oder Verrechnungsgrad (Anteil der fakturierbaren Stunden) entscheidend. Diese Kennzahlen lassen sich nur mit vollständigen Zeitdaten präzise ermitteln. Letztlich hängt die Rentabilität eines Projekts direkt davon ab, wie produktiv die investierte Zeit war. Unternehmen, die konsequent Zeiten erfassen und auswerten, treffen fundiertere Entscheidungen – z.B. ob zusätzliche Ressourcen nötig sind, welches Projekt Priorität hat oder welche Leistungen dem Kunden in Rechnung gestellt werden können. Eine Studie fand sogar heraus, dass Firmen durch effektivere Zeiterfassung ihren Umsatz um bis zu 61 % steigern konnten.
Seit einigen Jahren rückt das Thema Arbeitszeiterfassung auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben verstärkt in den Fokus. Zwar zielt die Pflicht zur Erfassung primär auf die Gesamtarbeitszeit ab, doch sie beeinflusst indirekt auch die Projektzeiterfassung – vor allem, wenn Projektzeiten Arbeitszeit = 100 % ausmachen.
In Deutschland hat ein Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022 klargestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit inklusive Pausen und Überstunden lückenlos und zeitnah zu erfassen. Das bedeutet: Jedes Unternehmen muss ein System haben, um Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter aufzuzeichnen – sei es analog oder digital. Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Diese Pflicht geht zurück auf ein EuGH-Urteil von 2019, das den Arbeitnehmerschutz stärken soll.
Was heißt das für die Projektzeiterfassung? Zunächst: Projektzeiten sind oft Teil der normalen Arbeitszeit. Wenn Arbeitszeit ohnehin erfasst werden muss, liegt es nahe, dabei auch gleich projektbezogene Informationen mit zu erfassen. Moderne digitale Zeiterfassungssysteme erlauben es bereits, Arbeitszeitbuchungen direkt einem Projekt zuzuordnen. Arbeitsrecht-Experten empfehlen solche integrierten Lösungen, weil sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Das Unternehmen erfüllt die Dokumentationspflicht und gewinnt gleichzeitig Einblick in den Aufwand pro Projekt.
Zudem fordern die Gesetze, dass das System transparent sein muss: Mitarbeiter sollen ihre Zeiten einsehen können, auf Wunsch einen Auszug erhalten und idealerweise elektronisch buchen können. Eine gute Projektzeiterfassungs-Software erfüllt diese Kriterien, indem sie z.B. individuelle Stundennachweise pro Projekt bereitstellt. Wichtig ist auch das Thema Datenschutz – jede digitale Lösung muss sicherstellen, dass Zeitdaten vertraulich und gemäß DSGVO behandelt werden.
Für Betriebe mit sehr kleinen Teams (unter 10 Mitarbeitern) oder mit Tarifvereinbarungen kann es Ausnahmen geben. Doch unabhängig von Ausnahmen gilt: Eine gewissenhafte Zeiterfassung – ob gesetzlich vorgeschrieben oder nicht – bringt dem Unternehmen Vorteile (siehe vorheriger Abschnitt). Die gesetzlichen Vorgaben liefern also einen zusätzlichen Anlass, sich jetzt mit Projektzeiterfassung auseinanderzusetzen und sie professionell aufzusetzen.
Die Einführung einer Projektzeiterfassung in Ihrem Unternehmen erfordert Planung und Fingerspitzengefühl. Es geht nicht nur darum, ein Tool bereitzustellen, sondern auch Prozesse und Gewohnheiten zu etablieren. Folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt:
Klären Sie zunächst, warum und was Sie erfassen möchten. Geht es primär um die Abrechnung von Kundenprojekten, um interne Zeit- und Kostentransparenz, um die Erfüllung gesetzlicher Pflichten – oder alles zusammen? Definieren Sie Messgrößen (z.B. Projektstunden vs. geplante Stunden, Auslastungsgrade) und legen Sie fest, welche Projekte/Teams einbezogen werden. Eine klare Zielsetzung hilft bei der Auswahl des richtigen Vorgehens.
Entscheiden Sie sich für eine Methode der Zeiterfassung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Möglichkeiten reichen von simplen Excel-Vorlagen bis hin zu spezialisierter Projektzeiterfassungssoftware. Prüfen Sie Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Mobilzugang (Stichwort: Außendienst & Homeoffice), Auswertungsmöglichkeiten und Integration in bestehende Systeme (z.B. Projektmanagement- oder ERP-Software). Eine professionelle Software bietet meist den größten Mehrwert, da sie Eingabefehler reduziert und Auswertungen auf Knopfdruck ermöglicht – die Investition amortisiert sich oft schnell.
Bevor Sie unternehmensweit starten, führen Sie eine Pilotphase durch. Wählen Sie ein Projekt oder eine Abteilung, um das neue System zu testen. Schulen Sie die Beteiligten gründlich: Die Mitarbeiter müssen wissen, wie die Erfassung funktioniert und warum sie wichtig ist. Erklären Sie den Nutzen (z.B. fairere Arbeitsbelastung, genaue Überstundenabbildung, Erfolg des Projekts) statt nur auf die Pflicht hinzuweisen. Nehmen Sie Feedback aus der Pilotgruppe ernst und optimieren Sie das Vorgehen gegebenenfalls (z.B. Eingabemasken vereinfachen, Kategorien hinzufügen etc.).
Rollieren Sie das System nach erfolgreicher Pilotphase auf alle relevanten Bereiche aus. Definieren Sie klare Prozesse: Wann sollen Zeiten erfasst werden (ideal täglich oder unmittelbar nach Abschluss einer Aufgabe, um Vergessen vorzubeugen)? Wer prüft die Einträge? Wie werden Korrekturen vorgenommen, falls jemand versehentlich auf das falsche Projekt gebucht hat? (Tipp: Einige Tools bieten einen „Umbuchungsmanager“ für solche Fälle.) Kommunizieren Sie diese Prozesse transparent, z.B. in Form einer kurzen Richtlinie oder Schulungsunterlage für alle Mitarbeiter.
Überwachen Sie in den ersten Wochen die Nutzung der Projektzeiterfassung. Erinnern Sie freundlich an die Eingabe, falls nötig – automatische Reminder am Tagesende oder Wochenenden können hilfreich sein. Führen Sie nach einiger Zeit Reviews durch: Werden die Daten regelmäßig und korrekt erfasst? Tauchen Fragen oder Probleme auf? Sammeln Sie Vorschläge der Nutzer, um das System weiter zu verbessern. Die Projektzeiterfassung ist kein starres Konstrukt – sie sollte mit den Anforderungen mitwachsen. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie neue Projektkategorien brauchen, oder dass bestimmte Auswertungen besonders wertvoll sind. Passen Sie das Vorgehen entsprechend an.
Damit Ihre Mitarbeiter die digitale Projektzeiterfassung optimal nutzen, eignen sich unterstützende Materialien wie kurze Erklärvideos, Checklisten, Best-Practice-Beispiele und FAQs. Auch Tutorials, Webinare oder Wissenstests erhöhen die Akzeptanz.
WeFirm integriert die intuitive Zeiterfassung direkt und in Echtzeit ins Projektcontrolling. So behalten Sie stets den Überblick, und Ihre Mitarbeiter erfassen Zeiten einfach per Browser oder App.
Vergleichen Sie Zeiterfassungstools nach Kriterien wie projektbezogener Buchung, mobiler Nutzung, Auswertungsmöglichkeiten und gutem Support.
Bei der Umsetzung der Zeiterfassung schleichen sich gerne Fehler ein, die den Nutzen schmälern. Hier sind die häufigsten Stolpersteine – und Tipps, wie Sie diese vermeiden:
Ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Nicht selten wird Zeiterfassung im ersten Moment als Kontrollinstrument missverstanden, das Druck erzeugt. Eine aktuelle europaweite Studie zeigt: Ein Drittel der Beschäftigten empfindet Zeiterfassung als belastend, weil sie glauben, es gehe um Misstrauen und Überwachung. Hier sind Gegenmaßnahmen gefragt, denn über die Hälfte – in Deutschland 56 % – erkennt durchaus die Vorteile, etwa bessere Organisation und Vermeidung von Überstunden.
Transparenz und Kommunikation: Machen Sie klar, dass es bei der Projektzeiterfassung nicht um minutengenaue Kontrolle jeder Bewegung geht, sondern um Fairness und Erfolg für alle. Betonen Sie gegenüber den Mitarbeitern die Vorteile für sie: zum Beispiel, dass Überstunden dadurch transparent werden und gerechter Ausgleich erfolgen kann. Oder dass niemand mehr Angst haben muss, „umsonst“ Mehrarbeit zu leisten, weil alles dokumentiert ist. Wenn Mitarbeiter verstehen, dass Zeiterfassung Entlastung statt Belastung bedeuten kann, steigt die Akzeptanz.
Schulung und Einbindung: Binden Sie die Belegschaft frühzeitig ein. Holen Sie Feedback ein, welche Art der Erfassung im Arbeitsalltag am wenigsten stört. Schulungen sollten nicht nur die Bedienung erklären, sondern den Sinn dahinter vermitteln. Zeigen Sie konkrete Beispiele: „Schaut, in Projekt A dachten wir, wir liegen gut im Budget. Durch die Zeiterfassung haben wir aber gesehen, dass wir schon 20% mehr Aufwand hatten – so konnten wir rechtzeitig gegensteuern.“ Solche Aha-Effekte verdeutlichen den Nutzen.
Einfachheit und Zugänglichkeit: Je unkomplizierter das Zeiterfassungssystem, desto eher wird es angenommen. Ideal ist eine intuitive Lösung, bei der ein Mitarbeiter mit wenigen Klicks seine Zeit erfassen kann – sei es am PC oder mobil. Lange Formularfelder oder ständig zwischen verschiedenen Programmen wechseln zu müssen, schrecken ab. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter die notwendigen Zugänge hat (z.B. App installiert, Login funktioniert) und eventuell bei Problemen schnell Hilfe bekommt.
Kultur und Vorbildfunktion: Die Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn Projektleiter ihre eigenen Zeiten erfassen und offen darüber sprechen („Ich habe diese Woche 5 Stunden in Planung investiert“), signalisiert das Normalität. Man kann auch Team-Regeln etablieren, z.B. dass am Freitag Nachmittag 15 Minuten reserviert sind, um Zeiten zu überprüfen und zu finalisieren – gemeinsam, sodass keiner das Gefühl hat, allein „Zeit zu stempeln“. Außerdem sollte positive Verstärkung nicht fehlen: Loben Sie das Team, wenn z.B. ein Projekt dank akkurater Zeiterfassung im Budget geblieben ist oder wenn sich Überstunden dadurch reduzieren ließen.
Unterm Strich gilt: Schafft es das Unternehmen, die Zeiterfassung als Hilfsmittel für alle darzustellen – und tatsächlich so zu leben – wird sie vom lästigen Übel zum akzeptierten Bestandteil des Arbeitsalltags.
Die Zeiten von Papier-Stundenzetteln und Stechuhren sind vorbei – digitale Zeiterfassungssysteme haben sich längst durchgesetzt. Speziell für die Projektzeiterfassung bieten moderne Tools zahlreiche Vorteile gegenüber manuellen Methoden:
Die Erfassung der Zeiten ist nur der erste Schritt – der wahre Wert liegt in der Analyse und Nutzung dieser Daten. Projektzeitdaten liefern Ihnen einen Schatz an Informationen, um Projekte erfolgreicher zu steuern:
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess schließt also den Kreis: Aus der Analyse der Zeitdaten leiten Sie Maßnahmen ab, die dann in neuen Projekten wieder angewendet werden. So wird Ihr Projektmanagement über die Zeit immer besser und datengesteuerter. Und genau das ist der Kern von Projektcontrolling: auf Basis echter Zahlen Entscheidungen treffen und Projekte zum Erfolg führen.
Zum Abschluss ein Praxis-Tipp: Visualisieren Sie wichtige Kennzahlen. Ein Dashboard, das z.B. die geleisteten Stunden vs. geplante Stunden pro Projekt in einem Balkendiagramm darstellt, kann sehr wirkungsvoll sein. Es macht Erfolge und Warnsignale auf einen Blick erkennbar und motiviert das Team, gemeinsam auf die Ziele hinzuarbeiten.
Teilzeitarbeit bietet Flexibilität für Mitarbeiter und Unternehmen – wenn Rechte und Pflichten klar beachtet werden. Wichtig ist ein strukturiertes Vorgehen: Rechtzeitiger Antrag, transparente Kommunikation und faire Behandlung aller Beteiligten. Mit WeFirm behalten Sie dabei den Überblick: Unsere Software hilft, Teilzeitmodelle effizient zu planen, Fristen im Auge zu behalten und Arbeitszeiten zu kontrollieren. So wird Teilzeit vom komplexen Puzzle zum Erfolgsmodell für Ihr Team.Fazit: Projektzeiterfassung erfolgreich umsetzen.
Projekte effizient und profitabel zu steuern, ist ohne belastbare Zeitdaten kaum möglich. Eine saubere Projektzeiterfassung sorgt dafür, dass Sie jederzeit wissen, wo Ihr Projekt steht und wie Ressourcen eingesetzt werden. Von der ersten Stunde an lohnt es sich: Sie vermeiden Überlastungen im Team, behalten Budgets im Griff und schaffen Transparenz für alle Beteiligten.
Mit den Tipps aus diesem Leitfaden – von der Planung über die Tool-Auswahl bis hin zur Mitarbeiterkommunikation – sind Sie bestens gerüstet, die Projektzeiterfassung in Ihrem Unternehmen richtig umzusetzen. Jetzt gilt es, die Theorie in die Praxis zu übertragen.
Nutzen Sie die Vorteile einer integrierten Lösung und testen Sie, wie WeFirm Ihnen dabei hilft, Arbeitszeiten mühelos und rechtskonform zu erfassen.
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