Eine DSGVO-konforme Mitarbeiterdatenverwaltung bedeutet, personenbezogene Daten der Beschäftigten rechtssicher zu erfassen, zu schützen und zu löschen. Nur notwendige Personaldaten werden gespeichert, der Zugriff ist klar geregelt und veraltete Daten werden gelöscht.
Die DSGVO gilt auch für Mitarbeiterdaten und verpflichtet Unternehmen, alle personenbezogenen Mitarbeiterdaten sorgfältig zu behandeln. Dabei gelten die gleichen Voraussetzungen wie für andere Personendaten: Eine Verarbeitung ist nur erlaubt, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt – etwa Einwilligung des Mitarbeiters, Erfüllung des Arbeitsvertrags oder eine gesetzliche Pflicht. In Deutschland regelt zusätzlich § 26 BDSG, dass Daten für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses benötigt werden dürfen. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung und damit auf Schutz seiner Daten. Das bedeutet: Legen Sie in Ihrem Unternehmen klare Zwecke fest (z.B. Personalverwaltung, Lohnabrechnung) und verarbeiten Sie nur jene Mitarbeiterdaten, die wirklich notwendig sind.
Nicht alle Mitarbeiterdaten sind gleich: Allgemeine Personaldaten wie Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung oder Steuerdaten dürfen Unternehmen erheben, wenn diese zur Erfüllung des Arbeitsverhältnisses nötig sind. Dazu zählen übliche Pflichtangaben für Gehaltszahlungen und Sozialabgaben. Dagegen unterliegen bestimmte Datenkategorien einem besonderen Schutz: Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft, genetische/biometrische Daten oder Angaben zum Sexualleben dürfen nur unter sehr strengen Bedingungen verarbeitet werden. Meist sind solche Daten für HR-Aufgaben tabu, es sei denn, es bestehen berechtigte Ausnahmen (z.B. Krankschreibung für Lohnabrechnung oder Kirchensteuer).
Um Mitarbeiterdaten zu schützen, sind technische und organisatorische Maßnahmen unerlässlich. Legen Sie ein zugriffsbasiertes Berechtigungssystem fest: Nur befugte Personen dürfen bestimmte Daten sehen oder bearbeiten. So könnte etwa die Personalabteilung allgemeine Personalstammdaten einsehen, während Gesundheitsdaten nur dem betrieblichen Gesundheitsmanagement zugänglich sind. Setzen Sie außerdem auf Verschlüsselung und sichere Speicherung: Alle sensiblen Personaldaten sollten auf geschützten Servern liegen und digital verschlüsselt sein. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erhöht die Sicherheit beim Zugriff, besonders im Homeoffice. Regelmäßige Audits und Datenüberprüfungen helfen, Sicherheitslücken aufzuspüren und unnötige Datenbestände zu löschen. So bleibt der Zugriff strikt kontrolliert und Ihre Mitarbeiterdaten sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Die DSGVO schreibt vor, dass Mitarbeiterdaten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie sie für den Zweck benötigt werden. Danach müssen sie gelöscht werden. In Deutschland kommen zudem steuer- und sozialrechtliche Aufbewahrungsfristen hinzu (z.B. 10 Jahre für Lohnunterlagen). Unternehmen sollten klare Aufbewahrungsrichtlinien festlegen und ein Löschkonzept pflegen. Spätestens beim Austritt eines Mitarbeiters müssen alle nicht mehr erforderlichen Daten gelöscht werden. Liegen Einwilligungen vor, kann ein Widerruf die Löschung auslösen. Beispiel: Sind personenbezogene Daten eines ehemaligen Mitarbeiters nicht mehr nötig, gilt es, diese sicher zu entfernen (aus Akten, Systemen und Backups). Dokumentieren Sie diese Prozesse in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis, um Nachweise für die Löschpflicht zu haben.
Bei der DSGVO-konformen Verwaltung von Mitarbeiterdaten sind viele Pflichten zu beachten. Aber worauf sollten Sie besonders achten? Hier einige zentrale Punkte für die Praxis:
Eine digitale Personalakte (Teil einer modernen HR-Software) kann die DSGVO-konforme Mitarbeiterdatenverwaltung erheblich erleichtern. Solche Systeme speichern alle Personaldaten zentral, revisionssicher und häufig ISO-27001-zertifiziert ab. Sie bieten Berechtigungskonzepte, Änderungsprotokolle und automatisierte Löschroutinen. Best Practices empfehlen, DSGVO-konforme Technologie zu nutzen: Wählen Sie eine HR-Software mit hohen Sicherheitsstandards (Verschlüsselung, Zugangsschutz), integrierten Audit-Logs und rollenbasierten Zugriffsrechten. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Datenschutz und definieren Sie klare Speicher- und Löschfristen für jede Datenkategorie. So spart die Software Aufwand (kein manuelles Aktenstempeln) und erhöht gleichzeitig die Rechtssicherheit: Alle Personalprozesse sind dokumentiert und Sie erfüllen die Vorgaben der Aufbewahrungspflicht und des Löschgebots.
Datenschutz ist Chefsache: Klären Sie Rollen und Zuständigkeiten im Unternehmen. In größeren Betrieben schreibt die DSGVO einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten (DSB) vor. Der DSB überwacht die Einhaltung der DSGVO, schult Mitarbeiter und unterstützt bei der Handhabung von Mitarbeiterdaten. Er steht Ihnen auch bei Datenschutzverletzungen zur Seite (Vorfallsmanagement) und berät zu Speicher- und Löschrichtlinien. Wichtig ist zudem die Mitarbeiterschulung: Sensibilisieren Sie alle Beschäftigten für den Umgang mit Personaldaten – nur so kennt jeder seine Pflichten. Kommunizieren Sie transparent, welche Daten zu welchem Zweck genutzt werden, und informieren Sie Mitarbeiter über ihre Rechte (z.B. Auskunft, Berichtigung). Ein gut geschultes Team verhindert Datenpannen und stärkt das Vertrauen in Ihr Unternehmen.
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